Empfangsmitarbeiter/in (m/w/d)

Du hast Lust auf Menschen, bist ein echtes Organisationstalent, denkst mit und packst an? Du wünschst dir eine abwechslungsreiche und vielseitige Aufgabe? Dann haben wir die passende Stelle für dich!

Für den Empfang unseren Bürohauses und des Tagungszentrums VKU Forum suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen Mitarbeiter (m/w/d) in Vollzeit – Teilzeit möglich – und unbefristet.

WAS DU BEI UNS BEWEGST:

• Du agierst als zentrale Kontaktperson für Geschäftspartner, Tagungsgäste sowie Mitarbeitende und vertrittst uns professionell nach innen und außen.
• Du nimmst eingehende Telefonate aus dem In- und Ausland an und leitest sie zuverlässig an die zuständigen Stellen weiter.
• Du empfängst Gäste und koordinierst deren Weiterleitung an die jeweiligen Gastgeber.
• Du übernimmst die Bearbeitung des zentralen Post- und E-Mail-Verkehrs und sorgst für eine strukturierte Weiterleitung sowie Ablage.
• Du koordinierst und führst Bestellungen für Bürobedarf, Brief- und Paketmarken sowie Fachliteratur durch und behältst den Überblick über Lagerbestand und Bedarf.
• Du unterstützt die Leitung unseres VKU Forums bei der Erstellung und Nachverfolgung von Angeboten, pflegst Angebots- und Vertragsdetails sowie Kundendaten in unserem CRM-System.
• Du hilfst bei Bedarf im Veranstaltungsservice mit.

WAS WIR AN DIR SCHÄTZEN:

• Du bringst Erfahrung im Empfangsbereich, Kundenservice oder in einer Telefonzentrale mit, gern aus der Hotellerie.
• Du bist kommunikativ, offen und empathisch – der Austausch mit Menschen macht dir Freude.
• Du verfügst schriftlich wie mündlich über Deutschkenntnisse (mind. Level C2) und Englischkenntnisse (Level A1).
• Du arbeitest strukturiert, sorgfältig und lösungsorientiert – mit einem klaren Blick für die Bedürfnisse unserer Geschäftspartner.
• Du verstehst dich als Teamplayer, übernimmst gern Verantwortung und bringst dich mit Eigeninitiative ein.
• Du hast Erfahrung im Umgang mit CRM-Systemen und beherrschst die gängigen Office-Anwendungen sicher.

WAS WIR DIR BIETEN:

• Ein festes Gehalt plus Erfolgsbeteiligung – WIIIIIIIR erreichen unsere wirtschaftlichen Ziele gemeinsam und du wirst daran beteiligt.
• Du bekommst 30 Tage Urlaub für deine Erholung.
• Du genießt eine geregelte 5-Tage-Woche von Montag bis Freitag. An höchstens 15 Tagen jährlich sind Einsätze am Wochenende möglich – selbstverständlich gut geplant und mit Ausgleich.
• Du erhältst Zeitzuschläge für Sonntagsarbeit.
• Eine minutengenaue, digitale Zeiterfassung – Überstunden verfallen bei uns nicht, sondern können ausgeglichen werden.
• Einen modernen Arbeitsplatz in Berlin-Mitte, zentral gelegen und mit sehr guter ÖPNV-Anbindung.
• Du erhältst einen Zuschuss zum BVG-Firmenticket.
• Wir denken an deine Zukunft – mit einem attraktiven Zuschuss zu deiner betrieblichen Altersvorsorge.
• Individuelle Fort- und Weiterbildungen – wir fördern deine persönliche und fachliche Entwicklung.
• Das WIIIIIIIR-Gefühl wird bei uns gelebt – regelmäßige Teamevents und persönliche Treffen stärken unseren Zusammenhalt – auch außerhalb des Arbeitsalltags.

WIIIIIIIR STELLEN UNS VOR

Wir sind die VKU Service GmbH, ein modern gemanagtes Unternehmen mit flachen Hierarchien, kurzen Entscheidungswegen, einem offenen Kommunikationsklima, einem Team, das Vielfalt lebt und bieten ein familienfreundliches Arbeitsumfeld. Gemeinsam entwickeln wir das Unternehmen auf einem stabilen wirtschaftlichen Fundament weiter. Wir arbeiten mit Spaß, Anspruch und zukunftsorientiert, denken Dinge anders und neu.

Das VKU Forum ist unser modernes Tagungszentrum in Berlins Mitte. Es bietet seinen Kundinnen und Kunden aus dem In- und Ausland einen Veranstaltungsort mit schlichter Eleganz und zeitgemäßem Design – ideal für konzentrierte Wissensvermittlung. Seit der Eröffnung 2011 begrüßt unser Team Gäste aus Wirtschaft, Wissenschaft, Verbänden, Agenturen und politischen Institutionen und freut sich über eine wachsende Zahl an Stammgästen.

Darüber hinaus bietet die VKU Service GmbH als Tochter- und Dienstleistungsunternehmen des Verbandes kommunaler Unternehmen e. V. (VKU) unter der Marke VKU Akademie hochwertige Webseminare, Live-Konferenzen und Kongresse zu allen Themen der Kommunalwirtschaft an und vernetzt mit KommunalDigital.de die Kommunalwirtschaft mit Startups, Beratungsunternehmen und Produktpartnern – für Innovation und Austausch.

BEWIRB DICH JETZT UND WERDE TEIL DES WIIIIIIIR:

Sascha Lutz, Leiter VKU Forum freut sich auf deine Bewerbung! Bitte sende deine Unterlagen – inklusive Gehaltsvorstellung und frühestmöglichem Eintrittstermin – unter dem Stichwort Empfangsmitarbeiter/in (m/w/d) per E-Mail an Bewerben über hokify Rückfragen erreichst du uns unter +49 30 58580-401.

Wir freuen uns darauf, dich kennenzulernen und eine langfristige Zusammenarbeit aufzubauen!