Office & Operations Manager (d/m/w) – Teilzeit (20 Std.)

Über uns

Du hast Spaß daran, Struktur in den Alltag zu bringen, packst gerne tatkräftig mit an und behältst auch bei vielen To-dos den Überblick? Du möchtest deine Fähigkeiten einbringen und hautnah miterleben, wie ein Impact-Startup hinter den Kulissen funktioniert?

Dann freuen wir uns, dich schon bald bei uns willkommen zu heißen! Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine motivierte Unterstützung in Teilzeit (20 Stunden/Woche). Du wirst unser Team in Berlin im operativen Tagesgeschäft sowie bei neuen Projekten unterstützen und Verantwortung übernehmen.

Du arbeitest eng mit Franziska Ibele (Founder & CEO) zusammen, die dich in deiner Entwicklung begleitet. Im Startup-Alltag laufen unzählige Fäden bei ihr zusammen – und genau hier kommst du ins Spiel: Du unterstützt sie im operativen Doing, hilfst dabei, Kurse zu organisieren, und sorgst im Hintergrund dafür, dass die Dinge rund laufen. Du bist von Tag eins an voll im Team integriert, schaust der Geschäftsführung direkt über die Schulter und lernst durch das tägliche „Anpacken“, wie ein Unternehmen gesteuert wird.

Unsere Mission
Der Zukunftsmotor ist ein innovatives Weiterbildungsinstitut für Digitalberufe. Unser 30-köpfiges Team eint eine klare Vision: Wir wollen, dass Arbeitslosigkeit der Vergangenheit angehört. Dafür bilden wir Arbeitssuchende über geförderte Bildungs-Maßnahmen für gefragte Berufe aus, in denen akuter Fachkräftemangel herrscht. Wir sehen Bildung als Schlüssel für eine bessere Zukunft und stärken Perspektiven, indem wir Menschen dabei unterstützen, neue berufliche Wege zu erschließen – und genau für diesen Impact brauchen wir dich!

Deine Aufgaben

Deine Aufgaben sind abwechslungsreich und ganz nah am echten Tagesgeschehen. Du unterstützt uns im operativen Alltag dabei, dass im Hintergrund alles rund läuft, und hilfst gleichzeitig dabei, unsere Arbeit sichtbarer zu machen.

Operations & Projekte

• Kursorganisation & operative Unterstützung: Du greifst unserem Operations-Team bei der Vorbereitung und Umsetzung unserer Kursstarts tatkräftig unter die Arme. Ob Hardware-Management, das Ausfüllen von Bildungsgutscheinen oder der Versand von Zertifikaten – du bist das administrative Rückgrat im Hintergrund und sorgst dafür, dass für unsere Kurse alles glatt läuft.
• Prozessgestaltung & digitale Tools: Du wirfst einen Blick auf unsere bestehenden Abläufe, optimierst sie und hilfst uns dabei, KI sowie interne Tools so zu nutzen, dass wir im Team effizienter zusammenarbeiten können.
• Kommunikation & Koordination: Du übernimmst die Abstimmung mit externen Partnern sowie potenziellen Teilnehmenden und bist eine wichtige Anlaufstelle für unsere Organisation.

Marketing & Sichtbarkeit

• Storytelling & Mission: Du unterstützt uns dabei, die Erfolgsgeschichten unserer Teilnehmenden und unsere Vision auf den passenden Kanälen (z. B. LinkedIn) sichtbar zu machen.
• Kreative Ideen: Du entwickelst Ideen für die Ansprache potenzieller Teilnehmender und Partner und setzt kleinere Marketing-Aktionen oder Content-Projekte eigenständig um.

Was du mitbringst

• Berufserfahrung: Du verfügst über mindestens 1–2 Jahre nachweisbare Erfahrung im Office Management, Backoffice oder in der administrativen Kurs- und Eventorganisation.

• Operative Vorkenntnisse: Aufgaben wie Hardware-Logistik, Dokumentenverwaltung (z. B. Abrechnungen, Zertifikate) und die Koordination von Dienstleistern sind dir aus vorherigen Positionen vertraut.

• Prozess- & Toolkompetenz: Du hast bereits bestehende administrative Abläufe optimiert und besitzt eine hohe Affinität für digitale Infrastrukturen und CRM-/Projektmanagement-Tools.

• Hands-on-Mentalität: Du zeichnest dich durch eine strukturierte, lösungsorientierte Arbeitsweise aus und packst im operativen Tagesgeschäft fehlerfrei und eigenständig an.

• Tools & Sprache: Du beherrschst Deutsch auf C2-Niveau (verhandlungssicher) in Wort und Schrift. Der sichere Umgang mit modernen IT-Tools und generativer KI ist für dich Standard.

Warum Zukunftsmotor

• Zusammenarbeit auf Augenhöhe: Du arbeitest direkt mit Franziska und dem Operations-Team zusammen. Schneller und direkter kann man nicht lernen, wie ein Unternehmen im Alltag organisiert, strukturiert und geführt wird.

• Raum für Entwicklung & Vertrauen: Wir geben dir den Raum, deine eigenen Ideen einzubringen und an deinen Aufgaben zu wachsen – inklusive einer starken, wertschätzenden Feedbackkultur.

• Sinnstiftende Arbeit: Durch deine Unterstützung im Operations- und Marketingbereich trägst du direkt dazu bei, dass mehr Menschen eine zweite Chance auf Bildung und einen Neustart am Arbeitsmarkt bekommen.

• Flexibles & hybrides Arbeiten: Unser modernes Büro liegt direkt am Alexanderplatz. Du arbeitest an 3 Tagen vor Ort mit dem Team (für den optimalen Austausch) und hast die Möglichkeit, 2 Tage pro Woche im Homeoffice zu verbringen.

Das klingt nach einer Stelle, die zu dir passt? Dann bewirb dich direkt hier oder schreib uns einfach auf LinkedIn: Franziska Ibele / Chris Heisch

Wir freuen uns darauf, dich kennenzulernen!