Office-Manager (w/m/d)

Was dich bei uns erwartet

Wir sind ein innovatives und modernes Softwareunternehmen mit einem offenen, transparenten Arbeitsumfeld und flachen Strukturen. Damit alle Prozesse des Büroalltages weiterhin reibungslos verlaufen suchen wir für unser organisatorisches und administratives Team Deine tatkräftige Unterstützung als Elternzeitvertretung befristet auf ein Jahr.

Im Detail

Damit alle anfallenden administrativen und organisatorischen Office- und Personal-Tätigkeiten reibungslos im Büro verlaufen können, suchen wir Menschen wie Dich!

Dazu gehören die Disposition von Büromaterialien sowie der gesamten Mitarbeiterausstattung, die Bearbeitung der ein- und ausgehenden Post, der E-Mailkorrespondenz sowie die Archivierung von Firmen- und Mitarbeiterdokumenten. Ebenso bist Du zuständig für die Rufannahme unserer Telefonzentrale.
Die Stammdatenpflege der Mitarbeiter, Kunden und Lieferanten, die Zusammenarbeit mit den verschiedenen Abteilungen und die Gewährleistung der reibungslosen Kommunikation wird auch ein Teil Deiner Arbeit bei uns sein. Die Buchhaltungsvorbereitung wird von Dir gestärkt. Du nimmst ebenso Zahlungen an Lieferanten und Dienstleistern vor.
Unsere Mitarbeitenden (Dich eingeschlossen) müssen ihre Tätigkeiten themenbezogen und tagesaktuell erfassen. Du unterstützt hier bei der Einhaltung dieser notwendigen Erfassung und prüfst die Korrektheit mit unserer Kollegin.
Du nimmst Kontakt mit Anbietern von Produkten und Dienstleistungen auf, um den Bestand an Büromaterial und die Wartung der Arbeitsmaterialien sicherzustellen.
Zur Etablierung und Optimierung von Organisations- und Arbeitsprozessen trägst Du aktiv bei. Die Beschaffung von Werbematerialien für Kunden zu besonderen Anlässen wird mit Deiner Unterstützung schnell bearbeitet.

Mit viel Herz kümmerst Du Dich mit unseren zwei weiteren Kolleginnen um das Wohlbefinden unserer Mitarbeitenden und wirst dabei unter anderem die Weiterbildungsangebote verwalten und beschaffst Aufmerksamkeiten zu besonderen Anlässen. Die Organisation von Teamevents, Meetings und Geschäftsreisen sowie die Vorbereitung interner Präsentationen werden mit Deiner Hilfe umgesetzt. Regelmäßige Umfragen, um Feedback des Teams einzuholen, können von Dir erstellt und ausgewertet werden.
Unser Prozess zum Mitarbeiter-Recruiting ist für Dich auch nicht fremd und wird durch Deine Hilfe effektiver.

Dein Profil

• Du kannst mit den Produkten aus der MS Office Suite (Outlook, Excel, Word, PowerPoint) sicher und professionell umgehen
• Du findest dich im Internet sehr gut zurecht und weißt intuitiv wie Suchmaschinen und moderne Webseiten zu bedienen sind
• Du hast Freude an der Administration sowie an der Organisation des Sekretariats und des gesamten Büros
• Du bist super organisiert, entscheidungsfreudig, arbeitest selbstständig und lernst aus Fehlern
• Du hast gute Kenntnisse in kaufmännischen Prozessen
• Die Korrespondenz sowie die Betreuung des zentralen Telefon- und Email-Eingangs in deutscher Sprache sind für Dich kein Problem
• Du hast eine lösungsorientierte und zuverlässige Arbeitsweise
• Du bist eine selbstorganisierte Persönlichkeit mit einer hohen Sozialkompetenz, Teamfähigkeit und einer guten Portion Humor
• Für spontan anfallende Aufgaben bist Du immer zu haben und hast keine Angst vor Herausforderungen – Dich erwartet eine Vielfalt an Aufgaben, die unser Team braucht und schätzt.
• Du kommst gern ins Büro – Home-Office ist in Ausnahmefällen möglich

Warum wir?

• ~25 Kolleginnen & Kollegen
• Gehalt 37.000 € bei 30 Stunden
• 50 € Essensgutschein pro Monat
• 10 Tage Weiterbildungsbudget pro Jahr
• Teilzeit: 20-30 Stunden
• Bezahlte Überstunden oder Ausgleich
• Getränke und Obst for free
• Keine bis kaum Reisebereitschaft notwendig

Kontakt

[email protected]

Über uns

QUIBIQ ist der führende Dienstleister für digital vernetzte Lösungen im deutschsprachigen Raum.

Mit unseren Softwarelösungen auf Basis der führenden Integrationsplattformen von Microsoft (Azure, BizTalk und Power-Platform) und SAP (Cloud-Platform) überwinden wir für unsere Kunden die Grenzen der Digitalisierung heute und verbinden ihre Anwendungen, Prozesse, Schnittstellen, Geschäftspartner, IoT-Devices und KI zu smarten, flexiblen und robusten Komplettlösungen. So realisieren wir Ende-zu-Ende-Automatisierung über System- und Unternehmensgrenzen hinweg bei gleichzeitig flexibler Steuerung, nahtloser Überwachung und einer einheitlichen Datenbasis. Unsere Kunden machen wir dadurch schneller, effizienter, agiler und smarter: fit für den Wettbewerb in der API-Economy.

Weltweit agierende Marktführer setzen auf unsere anerkannte Kompetenzführerschaft in unserem Spezialbereich der nahtlosen Integration und der Entwicklung digital vernetzter Lösungen, die aus der Erfahrung aus über 500 Digitalisierungsprojekten und der engen Zusammenarbeit mit der Produktgruppe unseres Technologiepartners Microsoft stammt.

Für die strategische und konzeptionelle Beratung, Projektierung und Software-Entwicklung sowie den 24x7-Support Ihrer digitalen Plattformen sind wir der führende Full-Service-Dienstleister im deutschsprachigen Raum – verlässlich, innovativ und agil.

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